مدیران ثبت و هر یک از نمایندگان و کارمندانیکه دخالت در کار ثبت املاک دارند باید در ابتدای تصدی دو برگه نمونه از برگهای مخصوصی کـه تهیه شده است نمونه نموده باداره ثبت تسلیم دارند کـه یک برگ در ثبت محل باقی مانده و دیگری باداره کل ثبت فرستاده شود.