اعضاء تعاونی و نمایندگان تام الاختیار و وکلای آنان برای حضور فیزیکی در مجمع و اخذ برگه ورود باید ورقه سهم با گواهینامه موقت سهم یا کارت عضویت و یا دفترچه عضویت و کارت ملی ارائه نمایند. با تأیید عضویت در سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی و احراز آن توسط مقام دعوت کننده اخذ برگه ورود به جلسه نیز امکان پذیر است.

تبصره 1 ـ نمایندگان و وکلای اعضاء تعاونی برای حضور فیزیکی در مجمع مکلفند وکالت نامه/معرفی نامه معتبر ارائه نمایند.

تبصره 2 ـ بررسی مدارک مذکور به هنگام ورود با مقام دعوت کننده است مگر در مواردی کـه مقام دعوت کننده هیأت مدیره بوده و دستور جلسه انتخاب هیأت مدیره با رسیدگی به تخلفات مدیران باشد کـه در این صورت بررسی توسط اکثریت بازرسان و در مواردی کـه دو بازرس باشد بوسیله یکی از آنها به عمل می آید.

تبصره 3 ـ چنانچه مقام دعوت کننده وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی باشد کنترل مدارک توسط بازرس یا بازرسان صورت میگیرد و در صورتی کـه تعاونی فاقد بازرس باشد یا بازرس مربوطه بنا به نظر مرجع مذکور در این تبصره صلاحیت لازم را نداشته باشد بررسی مدارک توسط نماینده با نمایندگان مراجع یاد شده انجام می گیرد.

تبصره 4 ـ در اولین مجمع عمومی تعاونی گواهی صادره هیأت مؤسس مبنی بر احراز شرایط عضویت و تصدیق تأدیه حداقل یک سوم مبلغ سهام مجوز حضور در مجمع است.

تبصره 5 ـ سامانه باید به گونه ای باشد کـه حضور مشارکت کننده و نوع آن اصالتاً با وکالتا را در زمان برگزاری مجمع عمومی ثبت و با توجه به تعداد حق رأی اصالتی و وکالتی در فهرست مشارکت کنندگان در مجمع عمومی الکترونیکی ثبت نماید.

تبصره 6 ـ اعضای شرکت کننده در مجمع الکترونیکی پس از احراز نصاب های قانونی و رسمیت جلسه مجمع عمومی از زمان حضور نسبت به دستورات جلسه کـه رأی گیری آنها خاتمه نیافته است دارای حق رأی بوده و رأی گیری نسبت به هر یک از موارد دستور جلسه پس از طرح آن توسط هیأت رئیسه در بستر سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور انجام می پذیرد.