مقام دعوت کننده یا مقام مجاز مذکور در تبصره 2 ماده 16 مکلف است ورقه حضور و غیابی را کـه اعضاء یا نمایندگان تام الاختیار در بدو ورود به جلسه امضاء نموده اند همراه با نمایندگی های تام الاختیار اعضاء غایب و صورت اسامی کل اعضاء در اختیار رئیس مجمع برای احراز رسمیت جلسه و اعمال کنترلهای لازم قرار دهد. علاوه بر این از سایر حاضرین مذکور در مواد 17 و 18 نیز صورتی جداگانه مشتمل بر هویت کامل، سمت و علت حضور و اقامتگاه قانونی آنها تهیه و به امضاء آنان خواهد رسید.

تبصره 1 ـ در مجامع عمومی الکترونیکی مقام دعوت کننده موظف است فهرستی مشتمل بر اسامی و مشخصات کامل حضار و سهامداران غیرعضو با ذکر تعداد سهام از سامانه استخراج و به منظور احراز رسمیت جلسه و اعمال کنترل های لازم در اختیار هیأت رئیسه قرار دهد.

تبصره 2 ـ در مجامع عمومی کـه به صورت الکترونیکی برگزار میگردد؛ مقام دعوت کننده موظف است تجهیزات رایانه یا لپ تاپ و متعلقات آن پرینتر و اسکنر و سایر ملزومات را قبل از برگزاری مجمع تهیه و در حین برگزاری مجمع اپراتور آشنا به کار با رایانه را در اختیار هیأت رئیسه مجمع قرار دهد.