هیأت مدیره مکلف است حداکثر ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع سه نسخه مصدق از صورتجلسه تنظیمی و مدارک و مستندات مربوطه را به همراه آگهی دعوت مجمع عمومی و در صورتیکه مجمع برگزار شده نوبت دوم یا سوم بوده آگهی دعوت نوبت های قبلی و صورتجلسه مربوطه را جهت بررسی و تطبیق با مقررات به وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی تسلیم کند.

در صورت فراهم بودن امکان بارگذاری مدارک در سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی هیأت مدیره مکلف است ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع صورتجلسه تنظیمی را به همراه مدارک فوق در سامانه بارگذاری نماید.