کلیه تعاونی ها مکلفند اسناد و مدارک مجامع عمومی خود را در مدتهای تعیین شده ذیل نگهداری نمایند:

1. آگهی دعوت صورتجلسات لیست حضور و غیاب حاضرین و مدارک و مستندات مجامع عمومی تا ختم تصفیه تعاونی

2. لیست حضور و غیاب حاضرین مجامع تا ختم تصفیه تعاونی

3. وکالتنامه ها و نمایندگی ها برگه های رأی و فرمهای شمارش آراء حداقل سه سال پس از برگزاری هر مجمع

تبصره 1 ـ چنانچه در مورد مجمعی دعوایی در مراجع قضایی با شکایتی در وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مطرح باشد و زمان نگهداری اسناد موضوع بند 3 منقضی شده باشد، حفظ آنها تا اخذ تصمیم نهایی مرجع مربوطه ضروری است.

تبصره 2 ـ کلیه اسناد و مدارک مربوط به برگزاری مجمع عمومی الکترونیکی اعم از فایل های صوتی، تصویری، نتیجه آراء و.... در سرور سامانه به گونه ای ثبت و نگهداری خواهد شد کـه در هر زمان کـه مقام های مجاز قانونی، نیاز به دسترسی آنها داشتند؛ با حفظ محرمانه و مخفی بودن رأی اعضاء امکان فراخوانی آن وجود داشته باشد.

تبصره 3 ـ مسئولیت صحت اطلاعات بارگذاری شده در سامانه پشتیبانی و نظارت بر عملکرد فنی سامانه و پیگیری رفع مشکلات فنی سامانه در زمان برگزاری مجمع با مقامات دعوت کننده قانونی خواهد بود.

تبصره 4 ـ مسئولیت نظارت بر محتوی اطلاعات بارگذاری شده در سامانه و تطبیق آن با نسخه اصلی، انتقال و طرح سؤالات مطرح شده توسط حضار الکترونیکی و نظارت بر پاسخگویی به سؤالات مزبور و اعلام هر گونه تغییرات در گزینه های پیشنهادی اولیه هیأت مدیره ناشی از نتیجه مباحثات مجمع در سامانه بر عهده هیأت رئیسه مجمع خواهد بود.

تبصره 5 ـ در صورتی کـه شرکت تعاونی یا اتحادیه مشمول نظارت انجمن مرکزی نظارت بر انتخابات تعاونی ها و اتاق های تعاون یا نهاد ناظر دیگری مثل سازمان بورس و اوراق بهادار باشد؛ باید تأییدیه های نهاد نهادهای ناظر به همراه لیست داوطلبین سمت های هیأت مدیره و بازرس بازرسان در سامانه منتشر شود. مسئولیت تطابق مجوزهای صادر شده با مشخصات نامزدها بر عهده هیأت رئیسه مجمع خواهد بود.

تبصره 6 ـ در صورتی کـه سامانه در حین یا تاریخ برگزاری مجمع عمومی دچار اختلال موثر در تصمیم گیری گردد؛ مقام دعوت کننده مکلف است به محض وقوع نسبت به اطلاع رسانی مقتضی به اعضاء و وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی و پشتیبان سامانه اقدام نماید. در این گونه موارد با توجه به اهمیت مجمع عمومی در صورت بروز اخلال در حین برگزاری مجمع عمومی تصمیم گیری با هیأت رئیسه و در صورت بروز اخلال قبل از برگزاری مجمع با مقام دعوت کننده خواهد بود.