آیین نامه ماده 14 قانون مبارزه با پولشویی 1386 مصوب 1398/07/21

موسسات مالی باید اسناد، مدارک و سوابق مربوط بـه تعاملات کاری را بـه مدت 10 سال بـه گونه ای نگهداری کنند کـه در صورت درخواست مراجع ذی صلاح، امکان ارائه این موارد بـه فوریت وجود داشته باشد. اسناد، مدارک و سوابق موضوع این ماده اعم از موارد زیر است:

1- اسناد، مدارک و سوابق مربوط بـه فرایند شناسایی اعم از ساده، معمول و مضاعف ارباب رجوع از جمله تصویر اسنادی کـه هویت ارباب رجوع و مالک واقعی را اثبات می کنند؛

2- اسناد، مدارک و سوابق حساب ها و مکاتبات تجاری؛

3- اسناد، مدارک و سوابق معاملات و عملیات مالی اعم از داخلی یا بین المللی، بـه گونه ای کـه این سوابق حاوی اطلاعات کافی اموال (از جمله مبالغ و حسب مورد، نوع ارزهای مورد استفاده در هر معامله) باشد و امکان بازسازی فرایند هر یک از معاملات فراهم بوده و اطلاعات، مدارک و شواهد لازم برای تعقیب قضایی فعالیت های مجرمانه قابلِ ارائه باشد.

تبصره 1 ـ در صورت انحلال اشخاص حقوقی مشمول، حسب مورد اداره یا هیأت تصفیه مربوط نیز مکلف بـه نگهداری اطلاعات و اسناد تا 10 سال پس از انحلال است.

تبصره 2 ـ این ماده ناقض سایر مقرراتی نیست کـه نگهداری اسناد را بیش از مدت یاد شده الزامی ساخته است.

موسسات مالی مکلفند اطلاعات، سوابق و مدارک را بـه گونه ای ضبط و نگهداری کنند کـه در صورت درخواست مرکز یا نهادهای ذی صلاح اعم از ضابطان خاص، اطلاعات آن اسناد ظرف دو روز کاری قابل دسترسی باشد. همچنین، اصل اسناد و مدارک در صورت درخواست مرکز و سایر مراجع ذی صلاح، باید ظرف یک هفته ارائه شود.

تبصره 1 ـ مسئولیت ارائه اطلاعات و اسناد در خصوص اشخاص حقیقی با خود موسسه مالی و در خصوص اشخاص حقوقی با بالاترین مقام موسسه مالی است.

تبصره 2 ـ اطلاعات و اسناد مذکور باید قابلیت بازسازی فرایند زنجیره معاملات را در صورت نیاز ایجاد کند.

تبصره 3 ـ اسناد، مدارک و سوابق خاص اعلام شده از سوی مرکز باید بـه صورت الکترونیکی بـه نحوی نگهداری شوند تا ضمن حفظ محرمانگی آن اسناد، در صورت درخواست نهادهای ذی صلاح، ظرف یک روز کاری و بدون نیاز بـه اخذ از شعب و نمایندگی ها در دسترس باشند.