✦ تحلیل

از مذاکرات و تصمیمات مجمع عمومی فی المجلس صورتجلسه ای توسط منشی تهیه شده و به امضای اعضاء هیأت رئیسه میرسد. در صورتی کـه بعضی از اعضای هیأت رئیسه نظر خاصی در مورد برگزاری مجمع و صورتجلسه تنظیمی داشته باشند می توانند ذیل امضای خود مرقوم نمایند.

صورتجلسه تنظیمی با داشتن امضاء اکثریت اعضاء هیأت رئیسه معتبر است و پس از برگزاری مجمع توسط رئیس مجمع عمومی به هیأت مدیره تحویل می گردد.

تبصره ـ رئیس مجمع مکلف است صورتجلسه را به مقام دعوت کننده هیأت مدیره و بازرس یا بازرسان تعاونی ابلاغ و رسید دریافت نماید.

✦ تحلیل

صورتجلسه مجمع عمومی باید مشتمل بر نکات ذیل باشد:

1. نام تعاونی.

2. نوع مجمع عمومی اعم از عادی عادی بطور فوق العاده، فوق العاده.

3. نوبت مجمع.

4. تاریخ دعوت مجمع (انتشار آگهی) و نحوه دعوت.

5. زمان برگزاری (روز و ساعت)

6. محل برگزاری ن(ام مکان و نشانی کامل).

7. مقام دعوت کننده.

8. تعداد حاضرین (اصالتاً و وکالتاً به تفکیک).

9. تعداد کل اعضاء شرکت

10 دستور جلسه

11. اعضاء هیأت رئیسه (با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت آنان در هیأت رئیسه).

12. خلاصه مذاکرات و ذکر تصویب با عدم تصویب هر یک از موارد دستور جلسه به ترتیب و با قید تعداد آراء (در موارد رای گیری کتبی).

13. نتیجه انتخابات با ذکر اسامی (مشخصات کارت ملی) منتخبین به ترتیب اصلی و علی البدل و تعداد آراء مأخوذه.

14. حضور با عدم حضور ناظر وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی

15. ساعت ختم جلسه.

16. امضاء هیأت رئیسه با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت در هیأت.

تبصره 1 ـ صورتجلسه مجمعی کـه رسمیت نیافته (موضوع تبصره 2 ماده 21 آئین نامه)، صرفاً متضمن بندهای 1 تا 9 این ماده و امضاء مقام دعوت کننده و حاضرین و ساعت تنظیم صورتجلسه خواهد بود.

تبصره 2 ـ در مواردی کـه مجمع عمومی بدلیل عدم رسیدگی به تمام موضوعات دستور جلسه، به تنفس منجر می شود. موضوعاتی کـه باقی مانده و تاریخ جلسه بعدی در صورتجلسه قید خواهد شد.

✦ تحلیل

هیأت مدیره مکلف است حداکثر ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع سه نسخه مصدق از صورتجلسه تنظیمی و مدارک و مستندات مربوطه را به همراه آگهی دعوت مجمع عمومی و در صورتیکه مجمع برگزار شده نوبت دوم یا سوم بوده آگهی دعوت نوبت های قبلی و صورتجلسه مربوطه را جهت بررسی و تطبیق با مقررات به وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی تسلیم کند.

در صورت فراهم بودن امکان بارگذاری مدارک در سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی هیأت مدیره مکلف است ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع صورتجلسه تنظیمی را به همراه مدارک فوق در سامانه بارگذاری نماید.

✦ تحلیل

وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مکلف است پس از دریافت مدارک مجمع حداکثر ظرف 10 روز آنها را از جهت انطباق با مقررات مورد بررسی کارشناسی قرار داده و در صورت عدم نقص و ایراد، موارد لازم را به مرجع ثبت شرکت ها ارسال نماید.

✦ تحلیل

در صورتی کـه وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی پس از بررسی مدارک تخلفی را در نحوه برگزاری مجمع مربوطه و با اخذ تصمیمات احراز کند مکلف است به نحو ذیل عمل نماید:

1. چنانچه تخلف از مقررات مربوط به تشریفات دعوت و برگزاری مجمع باشد مرجع مربوطه از ارسال صورتجلسه به اداره ثبت شرکتها خودداری و ضمن اعلام مراتب به تعاونی مقام دعوت کننده را جهت تجدید جلسه مجمع راهنمایی می نماید.

2. در صورتی کـه دعوت مجمع و برگزاری آن صحیحاً انجام ولی تصمیمات مطابق مقررات اتخاذ نشده باشد، مطابق بند 1 اقدام و چنانچه بعضی تصمیمات متخذه وفق مقررات نباشد، صرفاً موارد لازم صحیح به اداره ثبت شرکتها ارسال و در خصوص تصمیمات فاقد اعتبار ضمن اعلام مراتب به تعاونی مقام دعوت کننده را جهت تجدید جلسه مجمع راهنمایی می نماید.

تبصره ـ در صورتی کـه انتخابات در دستور جلسه باشد رعایت ماده 68 قانون بخش تعاونی و مقررات موضوعه الزامی است.

✦ تحلیل

در مواردی کـه تصمیمات مجامع عمومی متضمن یکی از امور ذیل باشد وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مکلف است یک نسخه از صورتجلسه مجمع را جهت ثبت به مرجع ثبت شرکتها ارسال نماید:

1. تصویب اساسنامه و تغییرات بعدی آن.

2. انتخاب هیأت مدیره و بازرس یا بازرسان و تغییرات بعدی آنها.

3. کاهش یا افزایش سرمایه

4. تصویب صورتهای مالی

5. تعیین روشهای دعوت از مجامع عمومی و اعلام تصمیمات

6. تجزیه یا ادغام تعاونی

7. انحلال تعاونی و نحوه تصفیه

8. انتخاب هیأت تصفیه و تغییرات بعدی آنها.

9. تغییرات اعضاء

✦ تحلیل

در اجرای وظیفه نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات بخش تعاونی وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی می تواند نسبت به اعزام ناظر به مجامع عمومی اقدام نماید. وظایف و اختیارات ناظر و حدود نظارت مطابق دستورالعمل ابلاغی وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی خواهد بود.

تبصره 1 ـ در مجامع عمومی کـه به صورت الکترونیکی برگزار میگردد، مقام برگزار کننده مکلف است حداکثر تا 10 روز قبل از برگزاری مجمع یک نسخه از آگهی دعوت مجمع عمومی مربوطه را از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی به وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی ارسال نماید.

تبصره 2 ـ صرف حضور ناظر در مجمع عمومی دلیلی بر صحت اقدامات انجام شده و تصمیمات متخذه نخواهد بود.

✦ تحلیل

کلیه تعاونی ها مکلفند اسناد و مدارک مجامع عمومی خود را در مدتهای تعیین شده ذیل نگهداری نمایند:

1. آگهی دعوت صورتجلسات لیست حضور و غیاب حاضرین و مدارک و مستندات مجامع عمومی تا ختم تصفیه تعاونی

2. لیست حضور و غیاب حاضرین مجامع تا ختم تصفیه تعاونی

3. وکالتنامه ها و نمایندگی ها برگه های رأی و فرمهای شمارش آراء حداقل سه سال پس از برگزاری هر مجمع

تبصره 1 ـ چنانچه در مورد مجمعی دعوایی در مراجع قضایی با شکایتی در وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مطرح باشد و زمان نگهداری اسناد موضوع بند 3 منقضی شده باشد، حفظ آنها تا اخذ تصمیم نهایی مرجع مربوطه ضروری است.

تبصره 2 ـ کلیه اسناد و مدارک مربوط به برگزاری مجمع عمومی الکترونیکی اعم از فایل های صوتی، تصویری، نتیجه آراء و.... در سرور سامانه به گونه ای ثبت و نگهداری خواهد شد کـه در هر زمان کـه مقام های مجاز قانونی، نیاز به دسترسی آنها داشتند؛ با حفظ محرمانه و مخفی بودن رأی اعضاء امکان فراخوانی آن وجود داشته باشد.

تبصره 3 ـ مسئولیت صحت اطلاعات بارگذاری شده در سامانه پشتیبانی و نظارت بر عملکرد فنی سامانه و پیگیری رفع مشکلات فنی سامانه در زمان برگزاری مجمع با مقامات دعوت کننده قانونی خواهد بود.

تبصره 4 ـ مسئولیت نظارت بر محتوی اطلاعات بارگذاری شده در سامانه و تطبیق آن با نسخه اصلی، انتقال و طرح سؤالات مطرح شده توسط حضار الکترونیکی و نظارت بر پاسخگویی به سؤالات مزبور و اعلام هر گونه تغییرات در گزینه های پیشنهادی اولیه هیأت مدیره ناشی از نتیجه مباحثات مجمع در سامانه بر عهده هیأت رئیسه مجمع خواهد بود.

تبصره 5 ـ در صورتی کـه شرکت تعاونی یا اتحادیه مشمول نظارت انجمن مرکزی نظارت بر انتخابات تعاونی ها و اتاق های تعاون یا نهاد ناظر دیگری مثل سازمان بورس و اوراق بهادار باشد؛ باید تأییدیه های نهاد نهادهای ناظر به همراه لیست داوطلبین سمت های هیأت مدیره و بازرس بازرسان در سامانه منتشر شود. مسئولیت تطابق مجوزهای صادر شده با مشخصات نامزدها بر عهده هیأت رئیسه مجمع خواهد بود.

تبصره 6 ـ در صورتی کـه سامانه در حین یا تاریخ برگزاری مجمع عمومی دچار اختلال موثر در تصمیم گیری گردد؛ مقام دعوت کننده مکلف است به محض وقوع نسبت به اطلاع رسانی مقتضی به اعضاء و وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی و پشتیبان سامانه اقدام نماید. در این گونه موارد با توجه به اهمیت مجمع عمومی در صورت بروز اخلال در حین برگزاری مجمع عمومی تصمیم گیری با هیأت رئیسه و در صورت بروز اخلال قبل از برگزاری مجمع با مقام دعوت کننده خواهد بود.

✦ تحلیل

در این آیین نامه (به استثناء دستورالعمل مذکور در ماده 49 آیین نامه) مقصود از "وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی" حسب مورد، حوزه ستادی ادارات کل تعاون کار و رفاه اجتماعی استان ها یا ادارات تعاون، کار و رفاه اجتماعی شهرستان ها می باشد.

این آیین نامه در 51 ماده و 105 تبصره در تاریخ ....... به تصویب وزیر تعاون، کار و رفاه اجتماعی رسیده و از تاریخ تصویب آیین نامه قبلی مصوب 1387 و اصلاحات بعدی آن لغو می شود.